Votre mode de gestion des stocks est dépassé
Dans une entrevue qu’il a récemment accordée, Stefan Kalb, cofondateur de Shelf Engine, un système de gestion des stocks pour les restaurants, souligne les nombreuses lacunes du processus de commande de produits alimentaires, une tâche pourtant couramment réalisée.
La gestion des stocks et la commande d’aliments n’ont pratiquement pas évolué au fil des ans. Ils reposent encore beaucoup sur l’intuition et les ventes des années précédentes. "De deux choses l’une", dit Stefan Kalb. "Soit vous prenez des décisions à partir de feuilles de calcul, soit vous y allez au pif. Mais ce faisant, vous jetez une somme astronomique par les fenêtres." Beaucoup de commandes dépendent de gestionnaires et d’employés qui, bien souvent, ne demeurent pas en poste. "Les responsables des commandes ne tiennent pas compte de facteurs externes comme une semaine de vacances qui peut entraîner un ralentissement des ventes, et commandent les mêmes quantités que d’habitude", ajoute la cheffe Dana d’UFS Professional. Tous ces facteurs aboutissent à une situation de pénurie de stocks qui entraîne des ventes perdues ou à une situation d’excédent qui occasionne du gaspillage.
Avec l’arrivée des Milléniaux au poste de chef de cuisine, l’industrie doit se munir d’une double stratégie à l’intention de ceux qui ont grandi avec la technologie et de ceux qui, plus âgés, refusent souvent de voir leur instinct issu de l’expérience détrôné par les données.
L’histoire de Shelf Engine
C’est en vendant des sandwichs frais et d’autres spécialités à des kiosques de restauration rapide comme ceux que l’on trouve dans les aéroports et sur les campus que Stefan Kalb s’est lancé dans le secteur de la restauration. Son modèle commercial prévoyait le rachat des stocks invendus. Le succès était au rendez-vous, mais en cours de route, Stefan s’est rendu compte des tonnes de nourriture gaspillée en raison des fluctuations de la demande. Il s’est donc attelé à la création d’un algorithme prenant en compte les données des commandes précédentes afin de créer des programmes de production optimisés. Il a parlé de son projet à des confrères, qui ont manifesté un vif intérêt envers l’application de ce modèle à leurs propres activités. Une lumière s’est allumée, et le produit est né.
Après avoir ajusté et perfectionné le processus, Shelf Engine utilise désormais les données historiques de vente et les données de réception de ses clients pour créer des commandes finement ajustées qui peuvent être soumises automatiquement ou manuellement. Ils tiennent compte de la saisonnalité, de la volatilité et de la marge brute par produit pour s'assurer qu'ils offrent une valeur maximale à leurs partenaires.
Réduire le gaspillage alimentaire et prédire les ventes grâce aux mégadonnées
Des services sur le marché peuvent suivre le rendement de votre restaurant, mais le volume des données ainsi recueillies et transmises peut devenir tout simplement monstrueux. Brad Barnes, consultant auprès de la CIA, est catégorique sur ce point: "80 % n’utilisent pas les données qui en résultent et 20 % ne savent pas ce qu’elles signifient."
Les données et les analyses peuvent orienter la stratégie, mais au niveau de l'acheteur, un plan simple est nécessaire. Le personnel qui passe les commandes est normalement en charge de nombreuses autres responsabilités (pas l'analyse des données). Recherchez des partenaires qui peuvent vous fournir un plan simplifié et facile à suivre. Stefan Kalb explique : "L'analyse peut être une forme de partialité pour les acheteurs. Si vous gérez un restaurant et que vous avez toutes ces données qui vous disent comment vont se dérouler vos ventes, vous allez en fait commencer à prendre des décisions différentes. Parce que les données peuvent être écrasantes, vous risquez fort de prendre de moins bonnes décisions. Ce type de données est vraiment utile au niveau de la stratégie - au niveau de la direction - mais la décision au niveau de l'acheteur devrait être simplement : "Hé, vous devriez faire 11 casseroles de lasagnes parce que c'est le niveau de maximisation des profits, et si vous choisissez de faire plus ou moins de casseroles de lasagnes, vous devriez savoir que les prévisions indiquent que cela va vous coûter X dollars pour être aussi loin". Rendre la décision vraiment, vraiment simple, c'est l'embrayage."
Sensible aux aléas de la demande?
L’étude des tendances et l’intuition nous disent qu’il ne faut jamais manquer de rien. Résultat : les restaurants commandent trop et finissent par gaspiller, constate Stefan Kalb. Avoir peur de manquer de produits est une réaction tout à fait normale, mais sans stratégies efficaces, les prévisions peuvent s’avérer inexactes. À l’inverse, en cas de baisse des ventes, vous risquez de corriger la tendance exagérément. "Prenez le temps de réfléchir et ajustez-vous graduellement", conseille Stefan. "Vous épargnerez beaucoup d’argent en opérant ce changement."
Les tendances alimentaires influencent la gestion des stocks
Vous avez vu les produits frais et le mouvement de la ferme à l’assiette gagner en popularité. De nos jours, les consommateurs cherchent à consommer des produits plus frais de provenance locale. Or, de nombreux produits qui satisfont à ce critère ont une durée de conservation beaucoup plus courte parce qu’ils contiennent moins d’agents de conservation ou qu’ils ne sont pas soumis à des processus industriels qui en prolongent la durée de maturation. Les anciennes méthodes d’approvisionnement et de commande ne fonctionnent donc tout simplement pas. Un partenaire expérimenté, doté d’une puissance d’analyse et d’une bonne connaissance de la restauration, est alors un atout précieux.
Les avantages contrebalancent les coûts
Certes, les représentants commerciaux ne sont pas avares de promesses quand vient le temps de faire leur boniment. Il reste que le recours à un système de gestion des stocks et de commande comme Shelf Engine peut réellement valoir le coup. La plupart des services offrent une tarification variable fondée sur les ventes ou le nombre d’unités. Il arrive qu’un coût initial soit exigé, mais celui-ci reste raisonnable et prévisible, puisque le service doit être intégré à vos systèmes et bases de données actuels. Et une fois les chose en place, vous devriez vite réaliser des économies. De plus, bien des fournisseurs technologiques sont de jeunes entreprises avides de clientèle ; jouez d’astuce et demandez des essais et des mises à niveau à prix réduit!
Moussez vos efforts de prévention du gaspillage
De même que certains programmes de développement durable commencent à être connus des consommateurs, vos efforts de lutte contre le gaspillage alimentaire peuvent également le devenir. De simples mentions sur le menu ou une affiche peuvent suffire à informer les clients des mesures que vous prenez pour réduire le gaspillage et limiter les coûts. Si vous atteignez une étape charnière comme l’obtention du statut "zéro déchet destiné aux sites d’enfouissement", annoncez-le sur les réseaux sociaux ou dans un communiqué de presse. Ainsi, les clients auront une autre bonne raison de venir manger chez vous!
1 Feeding America, “Food Waste in America.”
